Kota Kupang, lldikti15.kemdikbud.go.id – Dalam rangka membangun pemahaman yang komprehensif terkait Pengelolaan Arsip Dinamis, maka LLDIKTI Wilayah XV menggelar Bimbingan Teknis dan Konsultasi serta Pendampingan Pengelolaan Arsip Dinamis bagi Pegawai LLDIKTI XV yang dilaksanakan pada Senin dan Selasa, 20-21 Oktober 2025 di Aula LLDIKTI XV.
Kepala Bagian Umum LLDIKTI Wilayah XV Agustinus M.B.P. Fahik, S.IP., MA yang membuka kegiatan menekankan pentingnya pengelolaan arsip yang baik dan benar, baik secara konvensional maupun digital, sebagai bagian dari tata kelola pemerintahan yang akuntabel.
“Arsip adalah memori langkah dari setiap tim kerja, setiap orang dalam melaksanakan tugasnya. Ia menjadi bukti dan jejak yang sangat penting,” ujarnya.
Agustinus menegaskan bahwa arsip tidak boleh dianggap sebagai milik pribadi.
“Masih ada yang beranggapan bahwa arsip itu milik pribadi. Itu keliru. Arsip adalah memori organisasi yang harus dijaga dan bisa diakses oleh pihak yang berhak,” tegasnya.
Dalam kegiatan bimtek ini hadir narasumber dari Biro Umum, Hubungan Masyarakat, dan Pengadaan Barang dan Jasa Kemdiktisaintek yakni Djuwita Sari, Redho’an Oscar Pardamean, dan Lucky Adhi Pradana.
Djuwita menegaskan, bahwa seluruh arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga negara merupakan milik negara, bukan pribadi.
“Setiap orang yang dengan sengaja menguasai atau memiliki arsip negara untuk kepentingan pribadi dapat dikenakan pidana,” tegasnya mengutip Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 81.
Lebih lanjut, Ia menjelaskan bahwa setiap kegiatan harus diakhiri dengan proses pemberkasan yang benar.
“Kalau kegiatan sudah selesai, close file. Jangan dibiarkan menumpuk di folder pribadi. Arsip itu harus diberkaskan, baik secara elektronik maupun konvensional,” jelasnya.
Selain aspek fisik, disoroti pula pentingnya klasifikasi arsip berdasarkan substansi.
“Berkas jangan hanya diklasifikasikan berdasarkan keuangan. Kalau semua arsip disatukan dalam kelompok keuangan, maka memori kolektif kesejarahan bisa hilang. Harus ada kode klasifikasi yang membedakan antara keuangan dan substansi kegiatan,” tegas Djuwita.
Dalam sesi yang sama, Lucky Adhi Pradana mengarahkan para pegawai LLDIKTI XV untuk menggunakan aplikasi SINDE (Sistem Informasi Naskah Dinas Elektronik) sebagai sarana pendukung digitalisasi kearsipan.
“Kita sudah menggunakan aplikasi SINDE untuk pengelolaan surat dan arsip elektronik. Aplikasi ini memudahkan proses penciptaan, penomoran, disposisi, sampai pelacakan naskah dinas, sehingga semua terdokumentasi dan terarsip dengan baik,” ujar Lucky.
Ia menambahkan bahwa penggunaan SINDE bukan hanya soal efisiensi, tetapi juga akuntabilitas.
“Melalui SINDE, setiap surat atau dokumen bisa dilacak siapa pembuatnya, kapan diverifikasi, dan siapa penandatangannya. Ini memastikan keterbukaan dan meminimalkan risiko kehilangan arsip,” jelasnya.
Selain itu, Lucky menjelaskan pentingnya penataan arsip aktif dan inaktif di setiap unit kerja.
“Setiap unit wajib memiliki ruang simpan arsip — baik untuk arsip aktif di unit pengolah maupun arsip inaktif di unit kearsipan. Pemindahan arsip harus disertai berita acara agar tercatat secara resmi,” ungkapnya.
Sebagai penutup, narasumber mengingatkan bahwa pengelolaan arsip yang baik adalah bagian dari budaya organisasi yang akuntabel.
“Akses ke arsip milik negara tidak boleh sembarangan. Semua harus berdasar pada daftar arsip aktif dan inaktif. Dengan begitu, memori organisasi tetap terjaga dan dapat diwariskan bagi generasi berikutnya,” pungkasnya.
