Kota Kupang, lldikti15.kemdikbud.go.id – Dalam rangka memastikan pekerjaan dan kegiatan operasional organisasi yang ada di Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah XV berjalan dengan baik dan sesuai target Organisasi, maka Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah XV menyelenggarakan Bimtek Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan bagi pegawai LLDIKTI Wilayah XV yang dilaksanakan di Hotel Sotis pada hari Selasa dan Rabu, 11-12 Juni 2024.
Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan pegawai LLDIKTI XV dalam pencapaian target dalam pelaksanaan tugas dan tanggungjawab masing-masing pegawai serta meningkatkan pemahaman seluruh pegawai LLDikti Wilayah XV terkait aturan yang akan di jadikan acuan atau pedoman dalam memberikan pelayanan kepada pengguna layanan LLDIKTI XV.
Kepala Bagian Umum LLDIKTI Wilayah XV, AR. Abdullah yang merupakan Ketua Panitia kegiatan Bimtek dalam laporannya menyampaikan bahwa Standar Operasional Prosedur (SOP) harus selalu direview kembali untuk mendapatkan penyesuaian-penyesuaian terhadap aspek-aspek tertentu di tubuh dari SOP tersebut. “Ini menjadi dasar bagi pelaksanaan kegiatan di tahun ini sehingga LLDIKTI XV perlu melakukan review untuk kemudian SOP yang sudah ada dilihat kembali dan diupdate dan kemudian ditandatangani oleh Pak Kalem”, ujarnya.
Lebih lanjut beliau berharap informasi yang disampaikan oleh para narasumber dapat memberikan hasil yang bermanfaat bagi penyusunan SOP di LLDIKTI Wilayah XV. “Kita sangat berharap Pak Azhar selaku Auditor Madya dari Inspektorat Jenderal memberikan informasi dan pengetahuan-pengetahuan teknis terkait dengan SOP sehingga apa yang nanti akan kita review terhadap SOP kita dapat menghasilkan SOP yang berstandar dengan baik’’, ucapnya.
Kepala LLDIKTI Wilayah XV Prof. Dr. Adrianus Amheka, ST., M. Eng saat membuka kegiatan mengatakan SOP menjadi hal yang sangat penting bagi keberlanjutan dan efektivitas serta efisiensi dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab suatu organisasi. “SOP menjadi satu urat nadi yang sangat penting dalam kebutuhan suatu organisasi dan pelayanan kepada publik menjadi prioritas.’’ ucapnya.
Prof. Adrianus menjelaskan bahwa SOP menjadi cermin dalam pelaksanaan tugas dan fungsi di LLDIKTI XV. “Cermin ini bisa juga membantu untuk mengurangi kelalaian dan kesalahan-kesalahan baik dari pimpinan maupun staf dalam pelaksanaan berbagai tugas yang mungkin saja terjadi”, ungkapnya.
Untuk mendampingi para pegawai dalam kegiatan bimtek ini, LLDIKTI XV mengundang dua orang narasumber yakni Azhar Syahrir, Auditor Muda dari Inspektorat Jenderal Kemendikbudristek serta Ir. Aloysius Leki, M.Si yang merupakan dosen Politeknik Negeri Kupang.
Azhar Syahrir yang menjadi narasumber pada hari pertama menjelaskan bahwa dalam melaksanakan tugas dan fungsi, LLDIKTI menyusun peta proses bisnis yang menggambarkan tata hubungan kerja yang efektif dan efisien antar unit organisasi di lingkungan LLDIKTI. “LLDIKTI harus mengembangkan program dan kegiatan berdasarkan rencana strategis yang telah ditetapkan dengan menerapkan asas pemerintahan yang efektif, efisien, bersih, dan akuntabel”, ujar Azhar.
Azhar mengatakan, setiap pimpinan di lingkungan LLDIKTI juga harus menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi di lingkungan LLDIKTI dan instansi lain sesuai dengan tugasnya. “Dalam melaksanakan tugas, pimpinan harus melaksanakan akuntabilitas kinerja serta memimpin, mengoordinasikan, dan memberikan pengarahan serta petunjuk pelaksanaan kepada bawahannya masing- masing sesuai dengan uraian tugas yang telah ditetapkan”, ucapnya.
Pada hari kedua narasumber dari Politeknik Negeri Kupang, Ir. Aloysius Leki, M.Si menjelaskan materi mengenai Penyusunan Standar Operasional Prosedur. Beliau menjelaskan bahwa salah satu prinsip dalam penyusunan SOP adalah harus memiliki kemudahan dan kejelasan “Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua anggota organisasi bahkan bagi seseorang yang sama sekali baru dalam pelaksanaan tugasnya”, ucapnya.
Lebih lanjut beliau menekan pada prinsip pelaksanaan SOP yakni seluruh unsur organisasi memiliki peran yang penting. “Seluruh anggota organisasi melaksanakan peran-peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika anggota organisasi tertentu tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada terganggunya proses penyelenggaraan organisasi”, ujar Aloysius.
