Untuk menyiasati, menyikapi dan memenuhi kebutuhan layanan pada Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah XV NTT terutama mengenai izin/tugas belajar pendidik dan tenaga kependidikan, maka Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi mengambil Langkah untuk membuat Standar Pelayanan Publik (SPP) guna memberikan pelayanan yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan/masyarakat.

Sebagai Langkah awal pembuatan dan penyusunan standar pelayanan ini, Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Mengambil salah satu jenis layanan sebagai sampel yaitu pelayanan izin/tugas belajar.

Mengingat telah diundangkannya Permendikbudristek Nomor 27 tahun 2022 tentang Pedoman Pemberian Tugas Belajar Bagi Pegawai Negeri Sipil Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset dan Teknologi pada 21 Juni 2022 dengan mencabut Permendikbudristek Nomor 48 tahun 2009 tentang Pedoman Pemberian Tugas Belajar Bagi Pengawai Negeri Sipil di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional  maka perlunya update data mengenai layanan eksternal yang akan di berikan kepada masyarakat yakni pendidik (dosen) dan tenaga kependidikan lainnya di lingkup wilayah kerja Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah XV.

Berhubung pada konsep standar pelayanan yang telah di bukukan dan ditetapkan oleh Kepala Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah XV Bapak Prof. Mangadas Lumban Gaol, M.Si., Ph.D pada 8 April 2021 telah banyak dasar hukum yang telah dicabut dan sudah tidak berlaku lagi, maka perlunya penyusunan dan penetapan ulang Standar Pelayanan Publik (SPP).

Untuk meningkatkan pelayanan dan juga mengoptimalkan pelayanan pada Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah XV, maka telah dikeluarkannya jenis standar pelayanan yang melibatkan  Unit Layanan Terpadu (ULT) untuk memberikan pelayanan satu pintu kepada masyarakat yang membutuhkan pelayanan. hal ini dilakukan untuk terciptanya pelayanan yang optimal dengan tetap bertindak sesuai dengan nilai-nilai BerAKhLAK.

Pentingnya Unit Layanan Terpadu ini adalah untuk menghindari adanya kegaduhan dan ketidaknyamanan pihak terkait (Tim Teknis) dalam menjalankan pekerjaan di ruang kerjanya dikarenakan banyaknya msyarakat yang membutuhkan layanan dengan langsung masuk keruang kerja sehingga pelayanan kurang optimal dan terstruktur. Dibawah ini adalah contoh rancangan standar pelayanan yang akan diberlakukan demikian :

Servive delivery

Manufacturing

Dengan diagram diatas masyarakat dapat memperoleh transparansi dari layanan yang akan diberikan oleh Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah XV NTT.

Setelah mengetahui dan melihat diagram tersebut, maka masyarakat juga harus mengetahui tahapan kegiatan dan alur pelaksanaan pemberian layanan sebagai bahan pertimbangan dalam menentukan kesiapan waktu dan lainnya, sehingga perlu pula untuk menyimak Langkah-langkah yang akan terakumulasi dalam Unit Layanan Terpadu (ULT) Kedepannya.

Tahapan pelaksanaan pada Unit Layanan Terpadu :

1. Pengunjung atau pemohon yang datang ke ULT harus mendaftarkan diri kepada petugas yang memberikan nomor antrian.
2. Petugas ULT memberikan nomor antrian dan formulir data pengunjung untuk di isi dan mengarahkan untuk menuju empat duduk tunggu yang sudah ditentukan sesuai dengan loket layanan yang diminta
3. Petugas loket memanggil nomor urut antrian pengunjung sesuai dengan layanan yang diminta sebanyak tiga kali dan jika tidak datang akan dilanjutkan pemanggilan ke nomor berikutnya dan akan dipanggil kembali setelah yang bersangkutan melapor ke petugas loket dengan meloncat tiga nomor antrian. Apabila terjadi alat komunikasi elektronik tidak berfungsi maka petugas ULT memanggil pemohon secara manual
4. Pengunjung menuju loket layanan dan menyerahkan nomor antrian dan formulir data pengunjung yang sudah di isi lengkap
5. Petugas layanan agar selalu memberikan senyum, salam, sapa, dengan ramah kepada para pemohon
6. Petugas layanan memverifikasi formulir isian pemohon untuk di cek dan dilengkapi jika pengisiannya kurang lengkap.
7. Petugas layanan untuk selalu berkomunikasi dengan menyebut nama Bapak/Ibu pemohon “apa yang bisa kami bantu”
8. Pemohon mengurus permohonan layanan harus atas nama diri sendiri/pribadi yang bersangkutan, apabila mengatasnamakan orang lain harus disertai surat kuasa atau surat tugas yang bersangkutan
9. Petugas layanan menampung, mengklasifikasi, dan menyelesaikan layanan sesuai dengan permintaan pemohon.
10. Jika Petugas tidak bisa menyelesaikan permintaan pemohon maka Petugas melakukan koordinasi internal di unit kerjanya masing-masing
11. Hasil dari koordinasi internal petugas memberikan  layanan informasi dengan pihak internal Kemdikbud jawaban atau penjelasan kepada pemohon.
12. Apabila pemohon yang datang membawa surat tugas kedinasan dengan membawa surat perjalanan dinas (SPD) maka pejabat ULT yang ditunjuk untuk menandatangani SPD tersebut sesuai dengan jumlah orang yang datang dengan jumlah lembar SPD yang ditandatangani
13. Petugas layanan apabila sudah selesai memberikan layanan kepada pemohon untuk mengakhiri tatap muka dengan mengucapkan terima kasih.
14. Petugas layanan setiap hari setelah melaksanakan tugas membuat berita acara dengan melampirkan dokumen data informasi isian pemohon kepada petugas administrasi yang ditunjuk.
15. Layanan publik di ULT
    • Pendaftaran         = 08.00 – 11.00 WIB
    • Senin – Kamis     = 09.00 – 15.00 WIB
    • Istirahat               = 12.00 – 13.00 WIB
    • Jumat                  = 09.00 – 15.30 WIB
    • Istirahat               = 11.30 – 13.30 WIB

Apabila waktu layanan sudah melewati jam kerja, maka layanan akan dilanjutkan pada hari kerja berikutnya.